Ein Stapel Papierrechnungen in Fensterumschlägen neben einem Monitor mit aufgeräumter digitaler Rechnungsliste im abendlichen Büro.

eine Rechnung schreiben, als PDF exportieren, per Mail an den Kunden – fühlt sich digital an, oder? Im Sinne des Umsatzsteuerrechts ist es das nicht mehr: Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung. Und bis 2028 wird die echte E-Rechnung im Geschäft zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht – auch für kleine Unternehmen wie deins. Kein Grund zur Hektik, aber ein guter Grund, die Fristen zu kennen.

dein PDF ist keine E-Rechnung – was stattdessen zählt.

vielleicht hattest du so eine Mail schon im Postfach: „Wir brauchen die Rechnung künftig bitte als XRechnung.“ Und im Büro herrscht erst mal Stille. Dabei klingt der Begriff technischer, als er ist. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931 – also Daten, die ein Buchhaltungsprogramm direkt einlesen und verbuchen kann. Ein PDF ist dagegen nur ein Bild von einer Rechnung: Ein Mensch kann es lesen, eine Software nicht zuverlässig. Genau deshalb zählt es rechtlich nicht mehr als E-Rechnung – egal wie ordentlich es aussieht. Der Unterschied ist ungefähr der zwischen einem Foto deiner Kontoauszüge und echten Umsatzdaten: Das eine kann man anschauen, mit dem anderen kann man arbeiten.

in Deutschland sind zwei Formate üblich, und der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD ist schnell erklärt:

  • XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Für Menschen sieht die Datei kryptisch aus, für Buchhaltungsprogramme ist sie gefundenes Fressen.
  • ZUGFeRD ist ein Hybrid: ein normales PDF zum Anschauen, in dem zusätzlich die strukturierten XML-Daten stecken. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – zwei abgespeckte Profile ausgenommen.

beide Formate erfüllen die gesetzlichen Vorgaben. Welches du nutzt, hängt vor allem davon ab, was deine Kunden und Lieferanten gut verarbeiten können.

die Fristen: ab wann die E-Rechnung für kleine Unternehmen Pflicht wird.

die rechtliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom März 2024, das die Rechnungsregeln in § 14 UStG neu gefasst hat. Daraus ergibt sich ein Stufenplan – Stand August 2026 gilt:

  • seit dem 01.01.2025: Der Empfang ist Pflicht. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, ausdrücklich auch Kleinunternehmer.
  • bis zum 31.12.2026: Übergangszeit beim Versand. Papier ist weiterhin erlaubt, ein PDF oder ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers.
  • ab dem 01.01.2027: Versandpflicht für die Größeren. Wer im Vorjahr – also 2026 – mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss im Geschäft mit anderen Unternehmen E-Rechnungen verschicken.
  • ab dem 01.01.2028: Versandpflicht für alle. Dann ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der Standard – Papier und einfaches PDF sind zwischen Unternehmen Geschichte, bis auf wenige Ausnahmen, dazu gleich mehr.

auf dem Kalender klingt 2028 weit weg. Rechne trotzdem kurz mit: Der erste Versand-Stichtag liegt nur noch wenige Monate entfernt. Die Übergangszeit ist kein Grund zum Aufschieben, sondern dein Zeitfenster – eine Umstellung der Rechnungsstellung macht niemand gern im Dezember unter Zeitdruck. Wer jetzt in Ruhe umstellt, hat das Thema erledigt, bevor es eins wird.

unterm Strich heißt das für deine Rechnungsstellung dreierlei: Du musst E-Rechnungen empfangen können – das gilt schon heute. Du willst sie geordnet und als strukturierte Daten aufbewahren, nicht als losen Anhang irgendwo im Postfach. Und spätestens ab 2028 musst du sie auch selbst erstellen, im Format XRechnung oder ZUGFeRD.

die Ausnahmen – und warum sie dich nur halb retten.

ein paar Ausnahmen gibt es, und fast jede hat einen Haken:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) dürfen dauerhaft als sonstige Rechnung raus, zum Beispiel auf Papier. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
  • Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht nicht betroffen. Hier bleibt alles wie bisher – elektronisch nur, wenn der Kunde zustimmt.
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen (§ 34a UStDV).

der Haken an allen dreien: Deine Eingangsseite ist immer betroffen. Auch wenn du selbst nie eine E-Rechnung verschicken müsstest – dein Lieferant darf dir schon heute eine XRechnung schicken, und du musst sie annehmen und verarbeiten können. Ob eine der Ausnahmen auf deinen Betrieb zutrifft, klärst du im Zweifel am besten mit deinem Steuerberater – der kennt deine Zahlen.

was Zoho Books dir davon abnimmt.

die gute Nachricht: Du brauchst dafür keine IT-Abteilung, sondern nur die richtige Software. Die Suche nach einer eigenen E-Rechnung-Software für deinen Betrieb kannst du dir sparen, wenn deine Buchhaltung die Formate von Haus aus mitbringt. Zoho Books – die Buchhaltung in Zoho One – macht laut Zoho genau das:

  • beide Formate, beide Richtungen. XRechnung und ZUGFeRD lassen sich in Books erstellen, exportieren und importieren – beim Export wählst du einfach das Format aus. Laut Zoho entsprechen alle exportierten Rechnungen der Norm EN 16931.
  • Empfang ohne Abtippen. Geht eine E-Rechnung ein, erstellt Books daraus automatisch einen Rechnungsentwurf – du prüfst und buchst, statt Positionen abzuschreiben.
  • Versand und Empfang über PEPPOL. Das PEPPOL-Netzwerk ist direkt angebunden – deine Rechnung geht strukturiert raus und kommt strukturiert an, ohne Mail-Anhang-Roulette.
  • Ordnung für die Prüfung. Laut Zoho arbeitet Books GoBD-konform, mit manipulationssicherem Auditverlauf – und deine Buchhaltungsdaten wandern per DATEV-Export ohne Umwege zum Steuerberater.

damit ist die E-Rechnung kein zusätzliches Projekt, sondern ein Handgriff beim Rechnungsschreiben. Einmal sauber eingerichtet – Stammdaten, Steuersätze, Formate – läuft sie im Alltag einfach mit, und genau bei diesem Einrichten helfen wir. Weil Books Teil von Zoho One ist, hängt deine Rechnungsstellung außerdem direkt mit Angeboten, Kundenverwaltung und Zahlungsabgleich zusammen, statt allein in einem weiteren Programm zu leben. Was das kostet, steht ehrlich in unserem Preis-Artikel.

der nächste Schritt: ein Fristen-Check.

wie verschickst du heute deine Rechnungen – und was passiert, wenn morgen die erste XRechnung eines Lieferanten im Postfach liegt? Wenn du bei einer der beiden Fragen zögerst, lass uns gemeinsam draufschauen. Im kostenlosen Erstgespräch machen wir einen Fristen-Check: Wir schauen uns deine Rechnungsstellung an, bevor der Kalender es tut – ruhig, ehrlich und ohne Verkaufsgespräch. Dabei klären wir auch, wie Zoho Books als Teil von Zoho One die Formate für dich übernimmt. Und wenn du lieber erst selbst ausprobierst: Zoho One kannst du 30 Tage kostenlos testen – Books inklusive.

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