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Zoho One oder Microsoft 365? warum du dich nicht entscheiden musst.
wer nach Zoho One sucht und schon Microsoft 365 im Haus hat, stellt fast immer dieselbe Frage: entweder – oder? Die kurze Antwort: keins von beidem. Die beiden konkurrieren kaum, weil sie unterschiedliche Teile deines Betriebs abdecken. Microsoft ist stark im Büro – schreiben, rechnen, mailen, besprechen. Zoho One kümmert sich um das, was dahinter läuft: Kunden, Angebote, Rechnungen, Projekte.
vielleicht kennst du das: Outlook läuft seit Jahren, Word für die Angebote, Excel für fast alles andere, Teams für die Absprachen. Und jetzt empfiehlt dir jemand Zoho One – und dein erster Gedanke ist: noch ein Abo, noch ein System, ein zweites Paralleluniversum neben dem ersten?
muss es nicht sein. Schauen wir uns an, wer was übernimmt.
wer macht was? der Vergleich auf einen Blick.
| Aufgabe | Microsoft 365 Business | Zoho One |
|---|---|---|
| Postfach, Kalender, Kontakte | Exchange und Outlook | Zoho Mail ist enthalten – Exchange und Outlook laufen daneben einfach weiter |
| Word, Excel, PowerPoint auf dem Rechner | vollinstalliert ab Business Standard | Writer und Sheet arbeiten mit docx und xlsx |
| Chat und Videokonferenzen | Teams | Cliq ist dabei, CRM und Projects lassen sich in Teams einhängen |
| CRM und Vertriebspipeline | nicht in den Business-Plänen, eigenes Produkt: Dynamics 365 Sales Professional, 56,30 Euro pro Nutzer und Monat | Zoho CRM ohne Aufpreis enthalten |
| Finanzen und Buchhaltung | nicht in den Business-Plänen, eigenes Produkt: Dynamics 365 Business Central Essentials, 69,30 Euro pro Nutzer und Monat | Zoho Books ohne Aufpreis enthalten |
| Ticketsystem für Kundenanfragen | nicht in den Business-Plänen, eigenes Produkt: Dynamics 365 Customer Service Professional, 43,30 Euro pro Nutzer und Monat | Zoho Desk ohne Aufpreis enthalten |
| Personalakte und Newsletter | nicht Teil der Business-Pläne | Zoho People und Zoho Campaigns enthalten |
| Listenpreis pro Person und Monat | Business Standard 12,13 Euro, Business Premium 19,06 Euro | Zoho One 37 Euro pro Mitarbeiter, über 50 Apps inklusive |
die Microsoft-Preise sind Listenpreise vom 11. August 2026, netto und bei Jahresabrechnung. Zoho One kostet 37 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Jahresabo, ebenfalls netto – zu diesem Preis werden Lizenzen für alle Mitarbeiter gekauft. Sitzt nur ein Teil deines Teams am System, gibt es dafür einen Tarif mit flexibler Benutzeranzahl. Preise ändern sich regelmäßig, sieh im Zweifel direkt auf der Produktseite des jeweiligen Plans nach, nicht auf den Übersichtsseiten: Dort sind die Pakete mit Copilot vorausgewählt.
der Unterschied liegt nicht im Büro, sondern im Betrieb.
die Zeilen oben erzählen die eigentliche Geschichte. Bei Word, Excel, Outlook und Teams ist Microsoft zu Hause – das bleibt bei dir stehen, wo es steht, und arbeitet künftig einfach mit deinem System zusammen.
interessant wird es weiter unten in der Tabelle. Kundenverwaltung, Buchhaltung und Kundenservice sind bei Microsoft nicht Teil der Business-Pläne, sondern eigene Produkte aus der Dynamics-365-Familie – jedes mit eigener Lizenz und eigenem Preis. In Zoho One sitzen genau diese Bereiche schon drin, im selben Abo, auf derselben Datenbasis.
und weil wir gerade bei Zahlen sind: Was Zoho One kostet und was alles drinsteckt, steht ehrlich in unserem Preis-Artikel.
die beiden reden miteinander.
dass Zoho fest mit deinem Microsoft rechnet, merkst du an einem schönen Detail: Es gibt ein offizielles Outlook-Add-in für Zoho CRM. Zoho neben Office ist also kein geduldeter Sonderfall, sondern der eingeplante Normalfall.
- im Posteingang. Die Microsoft-365-Integration von Zoho CRM synchronisiert Kontakte, Aufgaben und Termine zwischen beiden Seiten – ein Stand statt zweier Adressbücher. Das Add-in zeigt dir zum Absender die passenden CRM-Daten direkt in Outlook, und eine Mail lässt sich sogar mehreren Datensätzen zuordnen. Outlook bleibt Outlook, es weiß nur endlich, mit wem du es zu tun hast.
- beim Anmelden. Nutzt du Microsoft Entra ID, meldet sich dein Team per Single Sign-on mit den gewohnten Firmenzugangsdaten auch bei Zoho an. Noch ein Passwort will schließlich niemand.
- in Teams. Zoho CRM hängt sich in den Chat: Dashboards liegen im Fenster, einzelne Datensätze teilst du direkt dort. Zoho Projects kommt als eigene Registerkarte dazu. Die Absprache bleibt in Teams, das Ergebnis landet im System.
- bei deinen Dateien. Zoho Writer ist mit Word kompatibel, deine docx-Dateien bearbeitest und speicherst du normal weiter. Zoho Sheet arbeitet nach Angaben von Zoho ohne Formatierungsverluste mit deinen Excel-Tabellen. In WorkDrive liegen Office-Dateien einfach in ihrem Format.
wo du anfängst, wenn Microsoft bleibt.
welcher Schritt sich zuerst lohnt, hängt davon ab, wo es bei dir gerade klemmt:
- Anfragen versanden im Postfach? Fang beim CRM an. Das Outlook-Add-in bringt die Kundendaten dorthin, wo du sowieso den ganzen Tag bist.
- Angebote entstehen in Word-Vorlagen, Rechnungsnummern pflegst du von Hand? Fang bei Zoho Books an. Deine Office-Dateien bleiben, der Vorgang bekommt endlich ein System.
- Kundenanfragen landen alle in einem Sammelpostfach? Fang bei Zoho Desk an und lass das Postfach bei Exchange.
- Projekte werden in Teams besprochen, aber nirgends nachgehalten? Fang bei Zoho Projects an – es lässt sich als Registerkarte direkt in den Kanal hängen, in dem du dich mit deinem Team ohnehin abstimmst.
- steht ohnehin eine Microsoft-Verlängerung an? Schau vorher nach, wer wirklich vollinstallierte Desktop-Programme braucht und wer mit Web und Handy auskommt. Das ist oft der einfachste erste Aufräumschritt.
der nächste Schritt.
bleibt die Frage, wie das bei dir konkret aussieht – was du bei Microsoft behältst, welche Zoho-Apps dazukommen und wo die Daten künftig zusammenlaufen. Das muss einmal sauber eingerichtet werden: erst entscheiden, dann verbinden. Genau diesen Teil übernehmen wir gern mit dir.
im Erstgespräch schauen wir uns dein Setup an: was bleibt, was dazukommt, was zusammenspielt. Kostenlos und unaufgeregt, kein Verkaufsgespräch – nur eine ehrliche Einschätzung. Magst du vorher allein reinschauen: Zoho One kannst du 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Dein Outlook darfst du dabei natürlich behalten.