Ein leerer Büroschreibtisch am Abend, darauf ein Umzugskarton mit Pflanze und Tasse, daneben ein zugeklappter Laptop, ein Schlüsselbund und ein Band mit einer leeren Zugangskarte.

der Abschied war herzlich, es gab Kuchen und eine Karte. Drei Monate später fällt beim Aufräumen auf: Der Ex-Kollege steht im CRM noch als aktiver Nutzer drin, sein Firmenhandy liegt im Schrank – mit allen Kundenkontakten –, und das Passwort fürs Instagram-Konto ist immer noch dasselbe, das er kannte.

niemand hat hier etwas falsch gemacht. Es hat nur keiner daran gedacht, weil es keinen festen Ablauf gibt. Genau den liefert eine Offboarding-Checkliste. Und mit Zoho One wird aus der langen Liste ein kurzer Ablauf an einer Stelle.

warum das mehr ist als Ordnung.

ein offener Zugang eines Ehemaligen ist kein Schönheitsfehler. Das BSI formuliert es in seinem IT-Grundschutz, einem anerkannten Maßstab für Informationssicherheit, unmissverständlich: Bei personellen Veränderungen müssen nicht mehr benötigte Kennungen und Berechtigungen entfernt werden. Und die DSGVO verlangt in Artikel 32 dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen – dazu kann gehören, die Vertraulichkeit der Systeme auf Dauer sicherzustellen. Ein vergessener Zugang passt dazu schlecht.

die Offboarding-Checkliste: was beim Abschied erledigt sein muss.

  1. alle Zugänge sperren – CRM, Mail, Cloud-Ordner, Buchhaltung, Shop, Social Media.
  2. offene Sitzungen beenden, damit niemand über ein noch angemeldetes Gerät weiterarbeitet.
  3. Geräte zurückholen oder zumindest die Firmendaten darauf löschen.
  4. Kundendaten und Dateien übergeben, damit Angebote und Akten nicht an einem Namen hängen, den es nicht mehr gibt.
  5. das Postfach sichern und klären, wer sich um laufende Mails kümmert.
  6. gemeinsam genutzte Passwörter übernehmen und externe Zugänge ändern.
  7. Wissen übergeben: laufende Projekte, Absprachen, Eigenheiten wichtiger Kunden.

Offboarding in Zoho One: ein Konto, ein Ablauf.

der große Vorteil von Zoho One: Alle Zoho-Apps hängen an einem Konto. Deshalb lassen sich die meisten Punkte der Liste an einer Stelle erledigen.

  • ein Schalter für alle Zoho-Apps. Deaktivierst du jemanden in Zoho One, kann er sich weder bei Zoho One noch bei den zugehörigen Apps anmelden. Seine Daten bleiben erhalten, die Lizenz wird frei. In Zoho Mail werden dabei standardmäßig auch Weiterleitungen blockiert und entfernt, die für ihn eingerichtet waren.
  • Sitzungen im Blick. Über die Kontoaktivität siehst du Anmeldeverlauf und aktive Sitzungen und meldest ihn dort ab – am besten gleich morgens am letzten Arbeitstag, nicht erst nach Feierabend.
  • Firmendaten vom Handy löschen. Mit der Geräteverwaltung von Zoho One sperrst du ein Gerät aus der Ferne oder löschst per Corporate Wipe die Daten, die über Zoho One aufs Gerät gekommen sind. Private Fotos bleiben dabei unberührt.
  • Kundendaten übergeben. In Zoho CRM überträgst du seine Datensätze – die eigenen und die ihm zugewiesenen – an eine Kollegin. Dateien aus seinem privaten Ordner in WorkDrive gehen ebenfalls an jemanden im Team.
  • erst sichern, dann löschen. Das Postfach lässt sich vor dem Austritt als Sicherung exportieren, der Export steht 30 Tage bereit. Wichtig: Das endgültige Löschen eines Nutzers lässt sich nicht rückgängig machen, seine Mail-Daten sind danach weg. Deshalb gilt: deaktivieren, übergeben, sichern – und erst dann löschen.
  • Passwörter übernehmen. Auf welche Zugänge die Person im Passwort-Tresor Zoho Vault Zugriff hatte, zeigt ein Zugriffsbericht, und ihre geschäftlichen Passwörter kann der Super-Admin übernehmen. Die Liste ist gleichzeitig dein Fahrplan für externe Konten: Was die Person im Klartext sehen konnte, wird geändert.
  • der Ablauf als Checkliste. In Zoho People legst du Offboarding-Workflows mit Aufgaben an – von der Rückgabe der Geräte bis zur Wissensübergabe. Jede zuständige Person bekommt ihre Aufgabe und hakt sie ab.

und die Zugänge außerhalb von Zoho, vom Onlinebanking bis zum Webshop? Die stehen als eigene Punkte auf der Checkliste in People. Und damit Wissen gar nicht erst an einer Person klebt, lohnt ein Blick in „urlaubsfähig werden„.

hängt bei dir noch ein Ehemaliger drin?

  • du kannst nicht sofort sagen, in welchen Programmen ein Mitarbeiter einen Zugang hat.
  • in einer Nutzerliste stehen noch Namen von Ehemaligen.
  • Kundendaten hängen am Namen einer Person, die nicht mehr da ist.
  • nach dem letzten Abschied lief die Lizenz noch zwei Monate weiter – bezahlt, aber ungenutzt.

damit der nächste Abschied eine halbe Stunde dauert.

dafür braucht es einmal eine saubere Einrichtung: Rollen und Rechte, die Geräteverwaltung, die Vorlage für die Checkliste in People, die Ordnerstruktur im Passwort-Tresor. Das bauen wir einmal gemeinsam auf – danach arbeitet ihr die Checkliste nur noch ab.

der nächste Schritt.

dir fällt gerade ein Ehemaliger ein, der noch im CRM steht? Dann fang heute mit Punkt eins der Checkliste an. Wie der nächste Abschied zum Routinefall wird, besprechen wir im kostenlosen Erstgespräch – ehrlich und ohne Hintergedanken. Durchspielen lässt sich der Ablauf mit einem Testnutzer: Zoho One kannst du 30 Tage kostenlos testen.

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