Ein Handwerker sitzt abends im Baucontainer und schaut müde auf sein Smartphone, vor ihm liegen ein gelber Bauhelm, ein Bauplan und weitere Handys.

„Team Baustelle“: 147 ungelesene Nachrichten. Irgendwo dazwischen steckt die Info, dass der Kunde den Termin auf Donnerstag verschoben hat. Außerdem ein Foto vom Stromkasten im Keller, drei Daumen hoch und die Frage, wer morgen den Hallenschlüssel holt.

WhatsApp im Unternehmen ist schnell eingeführt, weil es sowieso auf jedem Handy ist. Genau das ist aber auch das Problem. Als Firmenchat bringt die Teamgruppe drei Baustellen mit, die im Alltag keiner sieht, bis es knirscht: das Adressbuch, die privaten Handys und Wissen, das auf fremden Geräten liegt.

Baustelle eins: das Adressbuch.

wer WhatsApp nutzt, gibt der App in der Regel Zugriff aufs Adressbuch – und damit auf die Telefonnummern von Menschen, die mit WhatsApp gar nichts zu tun haben: Kunden, Lieferanten, der Steuerberater. Genau das sehen die Datenschutzaufsichten in Bayern und Rheinland-Pfalz als zentrales Problem. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Rheinland-Pfalz nennt die regelmäßige Übertragung der Nummern aus dem Adressbuch den „größten Kritikpunkt“. Die Verantwortung dafür schiebt WhatsApp an die Nutzer weiter: Laut Nutzungsbedingungen darf das Adressbuch nur hochgeladen werden, soweit das gesetzlich zulässig ist – prüfen muss das jeder selbst.

das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht wird noch deutlicher. Für die interne Kommunikation im Unternehmen sei ein datenschutzkonformer Einsatz „in der Regel nicht zu begründen“. Pauschal verboten ist WhatsApp damit nicht – Rheinland-Pfalz hält den Einsatz unter bestimmten Voraussetzungen für möglich, etwa mit Diensthandys und gesperrtem Zugriff aufs Adressbuch. Nur: Wie viele Teamgruppen laufen so?

Baustelle zwei: private Handys.

läuft eure Teamgruppe auf privaten Handys, vermischen sich private und geschäftliche Daten. Genau darin sehen die Datenschützer in Rheinland-Pfalz das typische Problem. Im Alltag heißt das: Das Kundenfoto liegt neben dem Urlaubsbild, die Reklamation neben dem Familienchat. Und wer abends noch schnell etwas Dienstliches beantwortet, hat eigentlich nie Feierabend.

Baustelle drei: Wissen, das der Firma nicht gehört.

bei WhatsApp liegen die Nachrichten auf den Geräten der Beteiligten, nicht auf den Servern von WhatsApp – und damit auch nicht in deiner Firma. Wer das Unternehmen verlässt, hat den Verlauf weiter auf seinem Handy. Deine Firma dagegen hat nichts in der Hand.

dazu kommt ein Detail, das kaum jemand kennt: Wer eine Gruppe gründet, bleibt immer Admin und kann nicht entfernt werden. Hat damals der Azubi die Gruppe „Team Baustelle“ angelegt, kann ihm niemand diese Rolle nehmen – auch dann nicht, wenn er längst woanders arbeitet und noch mitliest.

vier Zeichen, dass eure Gruppe umziehen sollte.

  • Absprachen findest du nur, wenn du weißt, in welchem Chat und ungefähr wann.
  • neue Mitarbeiter müssen erst „in die Gruppe“ – und ehemalige sind noch drin.
  • Kundenfotos, Adressen und Preise wandern über private Handys.
  • nach Feierabend ploppt die Teamgruppe zwischen den Familiennachrichten auf.

erkennst du euch in zwei Punkten wieder? Dann ist aus der praktischen Lösung eine riskante geworden – und das Dienstliche braucht ein eigenes Zuhause.

der Firmenchat, der wirklich der Firma gehört.

Zoho Cliq steckt schon in Zoho One und fühlt sich im Alltag genauso flott an:

  • Ordnung per Kanal. Ein Kanal pro Baustelle, Team oder Thema. Kanäle sind auf Dauer angelegt und werden so nebenbei zur Wissensablage. Mit Threads bleiben Nebenthemen im selben Kanal sauber getrennt.
  • Einzelchat, Anruf, Datei. Einzelgespräche mit Audio- und Videoanruf, Dateien per Drag-and-drop – und auf dem Handy läuft Cliq als App, ob iPhone oder Android.
  • die Firma hat den Schlüssel. Der Admin sieht alle Kanäle, vergibt Rollen und archiviert, was erledigt ist. Wer geht, kommt nach der Deaktivierung in Zoho One nicht mehr hinein – die Kanäle und alles darin bleiben bei euch.
  • der Chat kennt deine Kunden. Datensätze aus Zoho CRM teilst du direkt im Chat, um sie zu besprechen. Aus einer Nachricht wird eine Aufgabe in Zoho Projects, und neue Tickets aus Zoho Desk melden sich auf Wunsch in einem eigenen Kanal.

und die Daten? Wer Zoho über die europäische Domain nutzt, dessen Daten bleiben in europäischen Rechenzentren. Wie Zoho mit deinen Daten umgeht, haben wir im DSGVO-Artikel auseinandergenommen.

die Kanäle sind schnell angelegt – umziehen muss vor allem die Gewohnheit. Beides planen wir mit dir, samt einem festen Tag, ab dem Dienstliches nur noch in Cliq läuft.

der nächste Schritt.

klingelt bei „Team Baustelle“ gerade etwas? Im kostenlosen Erstgespräch zeichnen wir eure Kanäle einmal auf – wer wo drin ist und was mit Kunden und Projekten verbunden wird. Verkauft wird dabei nichts. Lieber erst selbst tippen? Zoho One kannst du 30 Tage kostenlos testen, Cliq inklusive.

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