Ein kleiner dunkler Tresor auf einem Holzschreibtisch, auf seiner Tür klebt ein gelber Haftzettel mit gekritzelten Linien, daneben eine Tasse und eine Brille im Abendlicht.

gelb, quadratisch, leicht verblasst: Der Zettel am Bildschirmrand kennt die Zugangsdaten fürs Bankportal. Die Word-Datei „Zugänge“ auf dem Desktop kennt den Rest. Und wenn beides gerade nicht greifbar ist, schreibt jemand in den Teamchat: „Schick mir mal kurz das Passwort vom Lieferantenportal.“

bequem ist das, sicher nicht. Passend zum Oktober – er ist Europäischer Monat der Cybersicherheit, in Deutschland koordiniert vom BSI – schauen wir uns an, wie ein Team Zugangsdaten sicher teilt, ohne dass es kompliziert wird.

der Zettel, die Datei, der Chat.

das BSI ist bei diesen Klassikern erstaunlich deutlich. Passwörter sollten niemals „unverschlüsselt auf dem PC abgelegt werden oder auf dem berühmten Notizzettel am Bildschirm kleben“, heißt es auf seinen Seiten – das trifft die Datei auf dem Desktop genauso wie den Zettel. Genauso klar: Passwörter solltest du nicht per E-Mail verschicken. Für den Teamchat gilt aus unserer Sicht dasselbe.

dazu kommt die Bequemlichkeit, die wir alle kennen: ein gutes Passwort, das man sich merken kann – und das dann überall benutzt wird. Laut einer Umfrage des Bitkom unter Internetnutzern verwendet ein Drittel dasselbe Passwort für verschiedene Dienste. Im Betrieb heißt das: Kennt jemand ein Passwort, kennt er oft gleich mehrere.

der Schnelltest für deine Zugänge.

  • auf die Frage „Wer kennt eigentlich das Passwort für …?“ antworten drei Leute – oder keiner.
  • Bankportal und Newsletter-Tool haben dasselbe Passwort.
  • ein neuer Kollege bekommt als Erstes die Datei mit allen Zugängen geschickt.
  • die Zugangsdaten für den Webshop stecken irgendwo in einem alten Chatverlauf.

zwei Treffer? Dann gehören eure Zugänge in einen Tresor.

was ein Passwortmanager anders macht.

ein Passwortmanager ist ein verschlüsselter Tresor für Zugangsdaten. Das BSI sagt Ja zum Passwortmanager: Er ist „in jedem Fall besser, als gängige Passwörter wiederholt zu benutzen“. Im Team kommt ein zweiter Vorteil dazu: Zugänge werden geteilt, ohne dass sie jemand abschreiben oder weiterleiten muss.

ein Tresor fürs ganze Team.

Zoho Vault heißt der Tresor, den Zoho One gleich mitbringt:

  • teilen nach Teams. Zugänge liegen in Ordnern, und Ordner werden mit Gruppen geteilt. Die Buchhaltung bekommt die Bankzugänge, das Marketing die Social-Media-Konten. Rechte vergibst und entziehst du für viele Nutzer mit einem Klick.
  • anmelden, ohne das Passwort zu sehen. Mit der Berechtigungsstufe „One Click Login“ wird das Passwort nicht angezeigt – die Kollegin meldet sich trotzdem mit einem Klick auf der Website an.
  • verschlüsselt, bevor es das Gerät verlässt. Vault arbeitet nach dem Zero-Knowledge-Prinzip: Die Daten werden mit AES-256 verschlüsselt, und zwar auf deinem Gerät mit deinem Hauptpasswort. Nicht geteilte Passwörter sieht nicht einmal der Administrator.
  • lange Passwörter per Vorgabe. Passwortrichtlinien sorgen dafür, dass im ganzen Unternehmen lange und einzigartige Passwörter entstehen – nach Vorlage oder nach deinen eigenen Regeln.
  • nachvollziehbar. Audit-Trails zeigen in Echtzeit, was im Tresor passiert.
  • im Browser und unterwegs. Erweiterungen für alle gängigen Browser, dazu die App fürs Handy.

und wenn jemand geht? Seine geschäftlichen Passwörter übergibt er vorher an eine Kollegin, oder der Super-Admin übernimmt sie. Die ganze Abschiedsliste, vom Firmenhandy bis zum Postfach, findest du in „wenn jemand geht„.

vom Zettel in den Tresor.

so kommt ein Team in drei Schritten dorthin:

  1. einsammeln. Zettel, Dateien, alte Chatverläufe – alle Zugänge kommen einmal auf den Tisch.
  2. sortieren. Jeder Zugang wandert in den Ordner des Teams, das ihn wirklich braucht.
  3. erneuern. Was bisher mehrere kannten oder an mehreren Stellen benutzt wurde, bekommt ein neues Passwort nach den Regeln der Passwortrichtlinie. Danach werden die alte Datei und die Chatverläufe mit Passwörtern gelöscht.

Ordner, Gruppen, Rechte und den Umzug der alten Listen richten wir einmal mit dir ein – danach wandert der Zettel ins Altpapier.

der nächste Schritt.

der Oktober ist ein guter Anlass, den Zettel vom Monitor zu nehmen. Im kostenlosen Erstgespräch machen wir mit dir Inventur: welche Zugänge herumfliegen und in welchen Ordner des Tresors sie ziehen – ohne Verkaufsmasche. Den ersten Ordner kannst du sofort anlegen: Zoho One lässt sich 30 Tage kostenlos testen, Vault ist mit drin.

das könnte dich auch interessieren.